Une mutuelle place la prévention des risques psychosociaux et le dialogue social au cœur de sa stratégie d’entreprise

Publié le 01/03/2022

Qui ?

Cette structure de droit privé, à but non lucratif, est soumise aux dispositions du Code de la Mutualité. Son activité consiste à permettre à tous, quels que soit leurs parcours et leurs revenus, d’avoir accès à des services de qualité en lien avec leurs besoins essentiels : éducation, logement, inclusion sociale, insertion professionnelle, accès aux soins, accompagnement du grand âge…

Avec un effectif de 500 salariés (dont 100 en ESAT), une vingtaine d’élus bénévoles et des intervenants à domicile, elle est organisée en différents pôles (dentaire, audio / optique, enfance, « autonomie adultes », ESAT et enfance adaptée, fonctions support) sur différents sites.

Il y a trois ans, la structure a connu un plan social qui a fortement perturbé son organisation et la santé des salariés. Une enquête RPS réalisée en 2018 à la demande des IRP et de l’inspection du travail, reconduite en 2019 par la Direction n’a pas donné lieu à une analyse ni à l’élaboration d’une véritable démarche de prévention organisée et concertée. De même, si les résultats de l’enquête RPS 2019 sont meilleurs qu’en 2018, il reste encore de nombreux points à améliorer.

Quel était le problème à régler ?

Une demande d’entreprise reformulée

Reportée à cause de la crise sanitaire, la demande de l’entreprise a fait par la suite l’objet d’échanges nourris en distanciel entre la direction et l’Aract. Une reformulation de l’Aract a fait apparaître des points cruciaux :

La mise en place d’une méthode durable et concertée de prévention des RPS
L’utilisation de Gestion des perspectives sociales (GPS), la démarche de mesure de la satisfaction des salariés au travail du réseau Anact-Aract
Réalisation d’un diagnostic pour, in fine, restaurer des bases saines dans l’entreprise et retrouver un dialogue social efficace fondé sur la confiance.

Qu’ont-ils fait ?

L’intervention de l’Aract commence par trois actions :

Constituer du comité de pilotage.
Informer et sensibiliser les acteurs de l’intervention aux RPS.
Accompagner la mise en place d’une démarche de prévention des RPS par l’intermédiaire de l’outil d’analyse GPS.

Un questionnaire GPS a été administré selon une méthode mixte (en ligne pour les collaborateurs disposant d’une adresse professionnelle dédiée ; papier pour les autres collaborateurs), soumis à l’ensemble des 377 salariés de la structure sur une période qui s’est échelonnée du 1er au 23 octobre 2020. L’échantillon obtenu est de 217 questionnaires (soit un taux de retour de 58%).

En synthèse et en tendance :

Une satisfaction des répondants quant :

à la qualité des relations internes et externes ;
au travail qu’ils réalisent : en termes de sens, d’autonomie, de conciliation des temps de vie et de valeurs.

Néanmoins, plusieurs axes de travail possibles :

Les conditions de réalisation du travail : charge de travail, contraintes temporelles, matériel, Consignes.
La reconnaissance de ce travail via la politique RH/parcours professionnels (rémunération, évolutions professionnelles,) semble être un point de travail,
La communication (à préciser : consultation, concertation information, …) semble être un levier à activer, en lien avec la perception de l’avenir

Accompagner l’évaluation du dispositif et à la mise en place des actions

Choix de deux axes de travail par le Copil à la suite des résultats du questionnaire :

Management : Comment mieux déceler et traiter les situations/services en difficultés ? Quel processus/protocole créer pour agir en prévention (primaire et tertiaire c’est à dire en cas de difficultés avérées)
Communication : Comment améliorer la communication descendante (diffusion d’informations) entre la DG de la MF71 et les salariés de sorte à mieux faire connaître les activités de l’entreprise, faire comprendre la vie de l’entreprise/ par service ? (cf. objectifs de progrès).

Mise en place de 2 groupes de travail de salariés pour approfondir le diagnostic sur ces deux axes

Mission générale des 2 groupes : approfondir la problématique (ce qui fait contrainte et ressource), définir des objectifs d’amélioration, proposer des solutions d’améliorations (proposées en Copil et validées par la Direction).

Formulation d’un plan d’action

Suite au travail des groupes de travail communication et management, il a été mis en place un plan d’action détaillé.

Créer des fiches de poste précises avec rôle, fonction, délégation
Mettre à jour les projets d’établissement et créer des bases communes et les mettre à dispo des salariés + faire l’état des lieux des documents existants et diffuser des trames types (synthèses, compte-rendu…) pouvant donner des repères aux salariés.
Créer un processus d’intégration : Fiche process d’intégration dans tous les services pour les nouveaux arrivants, faire des points réguliers pour le tenir à jour des projets d’établissements. Avoir un organigramme pour savoir vers qui aller.
Retour sur les entretiens (cf. téléphone) : faire des retours négatifs aux candidats, à la suite des entretiens RPS.
Créer un process permettant aux salariés de faire remonter le mal-être (avoir les coordonnées des élus, des managers directs et du service RH pour que le salarié sache à qui s’adresser) permettant au manager d’être alerté.
Mettre en place un entretien avec le manager en cas de signaux observés.

Pour quels effets ?

L'accompagnement de l'Aract a permis aux différents acteurs d'évoluer de leurs postures initiales vers des actions concertées et concrètes dont :

La mise en œuvre d’une démarche aboutie débouchant sur des actions concrètes, réalistes, non coupées du terrain.

Une structuration : capacité à projeter des échéances et à s’y tenir (plan d’action avec des dates).

Il faut noter également une rigueur organisationnelle dans la conduite de ce projet :

Hétérogénéité de représentativité dans le Copil (métier et secteur d’activité) ainsi que dans les groupes de travail (bonne participation, implication).
Gagner la confiance en la démarche auprès des élus mais surtout pour les salariés.
Pouvoir donner la parole, écouter les salariés (parole entendue et prise en compte), intervention d’un cabinet externe.
Expérimentation de nouvelles techniques d’animations.
Possibilité d’apprendre à se connaitre en travaillant ensemble
Réalisation des objectifs initiaux (signalement RPS).

Perspectives futures :

Suivre le plan d’action dans la durée (voir si les actions vont porter leurs fruits, se donner un rythme de réunions).
Ouvrir le Copil à de nouveaux membres et donner la possibilité « de faire tourner » les membres du Copil.

Calendrier :

2022

Continuer la mise en place du plan d’action actuel (voir les retours des actions).
Évaluation des actions/Évaluation de la fiche RPS.
Donner une dynamique et voir si l’on traite de nouveaux sujets ou si l’on poursuit uniquement des actions déjà en cours.

2023

Réalisation d'une seconde enquête GPS.

Mots clés

GPS (Gestion des Perspectives sociales)