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Amélioration de la performance et de la qualité de la vie dans et hors le travail : une équation à résoudre ensemble pour réussir le télétravail
Publié le 03/11/2016
A propos
Publié le 03/11/2016
L'entreprise est un centre de formation continue pour adultes, spécialisé dans le domaine des transports, de la logistique, des travaux publics et de la sécurité routière. Créée en 1991, elle est aujourd’hui l'un des acteurs majeurs de la formation professionnelle de son secteur.
Après une forte croissance depuis sa création, et à la suite d'une récente fusion et des offres de services renouvelées, l'entreprise compte actuellement environ 120 collaborateurs dans 11 agences réparties sur le grand Sud.
L'offre de service est principalement locale, mais l'appartenance de l'entreprise à un réseau national de professionnels de formation (90 sites en France) lui permet un rayonnement dans toute la métropole. L'entreprise est aujourd'hui le 33e groupe national de formation professionnelle.
En termes d'organisation, trois fonctions principales interagissent au sein de la structure : les formateurs, les conseillers formation et les fonctions administratives et commerciales.
À la suite de la parution d'un Appel à Manifestation d'Intérêt lancé par le conseil régional d'Aquitaine portant sur la mise en place du télétravail, la direction de l'entreprise a exprimé sa volonté de proposer à ses salariés la possibilité de télétravailler afin :
• d'améliorer la compétitivité en agissant sur les conditions de travail, la conciliation vie privée/vie professionnelle, le stress, l’optimisation de la réalisation des tâches;
• de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.
Une expérimentation a eu lieu dans un premier temps au sein du siège social et de l’agence qui y est rattachée, auprès de fonctions administratives (assistantes administratives et commerciales, service comptabilité).
La démarche mise en place a été la suivante :
Après une analyse de la demande avec la direction (chef d’entreprise, DRH et assistante RH) puis des échanges avec le consultant retenu pour effectuer la mission, nous avons procédé à un diagnostic de l’existant et une projection dans la nouvelle organisation. Pour ce faire, des entretiens ont été conduits en situation de travail avec les salariées volontaires et leurs collègues. Une restitution du diagnostic a été faite en comité de pilotage (chef d'entreprise, DRH, assistante DRH, secrétaire CHSCT, représentante des salariés volontaires pour l'expérimentation, responsable informatique, consultant et Aract) constitué à cet effet pour procéder à la mise en place de l’expérimentation.
Deux autres comités de pilotage (un mois après et en fin d'année) ont eu lieu pour affiner les critères de mise en place et réfléchir au déploiement de cette organisation dans d'autres agences et, à long terme, sur d'autres métiers avec la signature d'un accord télétravail.
Au-delà de la volonté de la direction, un travail avec les salariés a permis de dégager les enjeux du télétravail pour eux :
• Favoriser la concentration pour les activités qui le requièrent (tâches administratives) et la réalisation de certaines tâches en limitant les interruptions.
• Assurer de manière plus régulière des tâches délaissées faute de temps.
• Augmenter la productivité sur certaines tâches.
• Réduire les temps de trajet domicile-travail.
• Mieux concilier vie professionnelle et personnelle, « arrêter de courir ».
Des éléments intrinsèques à l'organisation de l'entreprise ont été facilitants dans la conduite de ce projet de mise en place du télétravail :
• Les salariées expérimentant le télétravail sont toutes volontaires et convaincues de son intérêt.
• Les activités administratives se prêtent facilement au télétravail notamment dans un environnement de plus en plus dématérialisé.
• L'autonomie dans les tâches réalisées sur ces postes.
• La configuration de l’entreprise amène les salariées concernées par l’expérimentation à travailler à distance avec leurs homologues en agences.
Pour autant, quelques points ont fait l'objet d'une attention particulière dans la mise en place de l'expérimentation et des réponses précises aux questions soulevées par les acteurs concernés. Par exemple :
• La mise en place du télétravail émane d'une volonté de la direction de limiter la journée de télétravail à la réalisation de tâches précises et décidées par avance : quelle place pour la variabilité de l’activité ?
- Réponse donnée : finalement, les salariées sont libres d'organiser leur journée à condition de formaliser les tâches réalisées sur la fiche d'auto-évaluation de la journée de télétravail.
• Le télétravail est expérimenté sur des postes comprenant des tâches d’accueil téléphonique et/ou physique : quelle organisation à imaginer ?
- Réponse donnée: la liberté laissée aux ententes au sein de chaque équipe a permis d'imaginer une rotation informelle des tâches, et ainsi de compenser le surplus d'activité d'accueil généré par le télétravail d'une collègue.
• Comment évaluer l’impact du télétravail pour les collègues à distance qui sont indirectement impactés par le télétravail de certaines salariées du siège ?
- Réponse donnée: la question n'a pas été traitée en amont de la mise en place du télétravail. L'expérimentation a montré que cela ne posait pas de problème : le travail à distance reste inchangé dans son organisation, qu'il soit réalisé dans l'établissement ou à domicile.
L’expérimentation du télétravail a été formalisée comme suit auprès de trois salariées administratives du siège :
- 1 jour fixe / semaine à domicile, choisi conjointement par le salarié et la direction.
- Horaires fixes, plage d’horaires en partie choisis par le salarié : base fixe (10h-12h et 14h-16h), les 3 heures restantes sont au choix des salariés avec pause obligatoire d’1h minimum entre 12h et 14h.
Les horaires ainsi définis sont inchangeables sauf autorisation de l’employeur.
- Tâches précises à effectuer en journée de télétravail, énumérées dans un document qui évoluera au fil du temps.
- Contrôle de l’activité et évaluation du ressenti relatif à la journée télétravaillée sur une base déclarative : fiche d’auto-évaluation de la journée de télétravail à remplir par le salarié à l’issue de chaque journée de télétravail. Cette fiche est transmise au service RH ainsi qu’à la Direction qui en fait une analyse et un retour à chaque comité de pilotage.
Un élargissement de l'expérimentation aux services administratifs des agences et en cours de finalisation, sur les mêmes modalités que les salariées du siège.
Un accord télétravail à plus long terme est envisagé pour déployer cette organisation à tous les métiers de l'entreprise.
Dès les premiers mois d'expérimentation, la direction a noté une amélioration conjointe de la performance des salariées en télétravail et de leurs conditions de travail.
Ce projet de mise en place du télétravail est très lié à la volonté de la direction de développer la culture numérique de son entreprise, qui se veut précurseur des nouvelles technologies dans son secteur d'activité (E-learning, classes virtuelles,…).
