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Simuler le travail futur à l'aide d'un logigramme d'activité

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Le logigramme d'activité est une représentation des flux immatériels constitués d’informations, de décisions qui structurent les processus de travail.

  • Domaines d'application
  • Utilisation
  • Apports et limites
  • Etude de cas

Domaines d'application

Le travail futur possible sur des projets TIC, ou SI peut paraître plus difficile à simuler de façon collective, dans la mesure où il ne s’agit pas de flux et de produits matériels comme sur un process industriel ou dans un espace de travail que l’on peut représenter sur un support maquette, plan…. , mais de flux immatériels constitués d’informations, de décisions…

Il est important sur des projets SI, qui transforment les conditions de réalisation du travail, d’utiliser tout au long du projet, un support de simulation qui permettent discussion et co-conception entre futurs utilisateurs du logiciel et informaticiens, intégrateurs, éditeurs.

La démarche d’analyse et de formalisation de processus sous forme de logigramme, est particulièrement adaptée aux enjeux d’un projet d’implantation de NTIC, d’évolution du SI, d’évolution d’une application logiciel.

Conditions d'utilisation

Cette démarche ne nécessite pas d’investir dans des supports techniques particuliers, mais elle s’appuie sur une méthodologie assez rigoureuse, pour éviter que l’équipe se perde dans la description des processus. 

Il doit être élaboré en groupe de travail, et peut être réalisé sur le tableur ou le logiciel de présentation de toute suite bureautique si un membre du groupe peut le faire en direct. Il peut aussi être dessiné sur un paper-board, en gardant la trace des modification apportées au fil des réunions.
Pour faciliter la description, il peut aussi être construit avec des post-it que l’on déplace successivement au regard des discussions du groupe de travail, et une fois le consensus obtenu, on peut relier les post-it entre eux par des flux marqués au feutre.

Apports et limites

Apports

  • La méthode permet de prendre en compte l’activité de travail des utilisateurs dans la modélisation des processus cibles. Les résultats peuvent servir de base à la rédaction du cahier des charges fonctionnel, à la réalisation d’un prototype et enfin lors du paramétrage du logiciel. Un temps important est gagné à chacune de ces étapes.
  • Faible coût matériel (paper board, tableur, logiciel de diaporama)
  • La simulation des flux d’activité met en évidence suffisamment tôt  des risques futurs, liés aux aléas, aux modes dégradés en cas de pannes ou de problèmes de communication entre bases de données
  • Avant la mise en place opérationnelle du logiciel, l’entreprise peut se préparer à une nouvelle organisation du travail, et mettre en place les moyens déjà nécessaire (évolution de procédures, recrutement, formation…)

Limites

Risques dans la description de l’activité de travail existante et future : 

  • Rester centré sur l’activité réalisée par l’individu, tâche après tâche, et ne pas prendre en compte les coopérations avec d’autres collègues, l’environnement de travail (espaces de travail pour classer, imprimer, ranger…),
  • Se perdre dans les détails, aller vers d’autres processus par manque de méthodes, de cadrage préalable du périmètre.  

Formalisation des logigrammes : 

  • De nombreux allers-retours sont nécessaires entre l’analyse, la discussion et la formalisation.
  • Prévoir un support simple pour pouvoir modifier facilement le logigramme pendant les réunions ou a posteriori. Ex : utiliser la fonction "connecteurs" dans PowerPoint.

Utilisation du logigramme d’activité dans un projet informatique, pour simuler les compétences futures, et évaluer la charge de travail

L’entreprise Immobiens souhaite dématérialiser certains processus administratif, à l’aide de logiciels workflow et gestion électronique de document (GED). Les changements organisationnels seront importants, aussi l’équipe projet désire anticiper au plus tôt les effets et penser les futurs processus au plus près de la réalité des besoins des utilisateurs.
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  • Entreprise : Immobiens
  • Effectif : 180
  • Activité : gestionnaire de biens immobiliers (location et entretien)
  • Région : Ile-de-France
  • Mise à jour : 01/04/10
  • Download case study

Diaporama de présentation du cas
Colloque européen "Concevoir et simuler le travail futur" - Paris, 10 et 11 décembre 2009