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Repenser le contenu et l’organisation du travail à l’occasion d’un projet d’investissement technologique
Publié le 27/10/2014
A propos
Publié le 27/10/2014
Ancienne structure intercommunale située dans le département du Nord et la région Nord — Pas-de-Calais, arrondissement de Dunkerque, cette Communauté regroupait 12 communes jusqu’en 2013; elle couvre une superficie totale de 111,29 km2 pour une population de 15 262 hab. (recensement de 2009). Ses compétences portent sur le social (repas des Aînés, départ en colonies pour les adolescents, halte-garderie, etc.), la voirie, l’environnement, le tourisme et la culture. Depuis le 1er janvier 2014, elle a fusionné avec quatre autres collectivités pour former une grande structure intercommunale de 41 communes pour près de 52 985 hab., administrée par un EPCI (Établissement public de coopération intercommunale).
Pour le maître d’ouvrage, le premier réflexe était de s’engager dans des études : le déploiement de la fibre optique, ou, l’analyse des flux migratoires. Ces études peuvent être longues et lourdes, c’est pourquoi, une autre voie a été choisie. L’appui que l’Aract a apporté à la Communauté de communes de Bergues dans la conduite de ce projet se caractérise par 3 approches complémentaires:
- définir les usages futurs avant de déterminer les choix d’investissement, notamment les technologies ;
- Instruire des situations de référence en s’enrichissant de l’expérience en la matière d’autres communes ;
- Élaborer ensemble (direction et représentants des salariés) le cahier des charges, la les préconisations et l’évaluation des réalisations.
Avant d’engager l’ensemble d’un projet dont les investissements sont très conséquents, l’Aract propose à la Communauté de procéder par étape.
La première consiste à créer un premier « centre télétravail prototype », construit à partir de quelques situations de référence, pour un premier investissement dans des locaux existants.
L’ouverture de ce premier centre vise à créer une « offre » de travail à distance en centre, alternatif au travail au domicile. Plutôt qu’une étude, c’est donc l’analyse des demandes, en quantité et en caractéristiques, qui permettra de concevoir le centre définitif de télétravail. C’est ainsi que l’activité pourra être expérimentée, le fonctionnement, le travail observés et analysés, près de six mois après l’ouverture de ce centre pilote. Une double raison:
• Concevoir un équipement définitif, incluant des usages élargis, mais permettant à la Communauté de Communes d’investir avec moins de risques.
• Construire avec les acteurs un projet reposant sur leurs usages actuels et futurs:
- organisation des locaux (confidentialité, échanges, horaires…);
- technologies (débit de la connexion, visioconférence, confidentialité, réservation et paiement en ligne…).
Dans le but de concevoir ce premier « centre de télétravail », l’Aract a organisé des moments de partage d’expérience autour de situations de référence. Des visites et entretiens ont été organisés avec un centre de Belgique et des échanges, par visioconférence, se sont déroulés avec les acteurs du Lyonnais et du Cantal. Ils ont été déterminants pour la conception du projet, par exemple:
- la place des espaces ouverts de travail;
- la réservation en ligne…
Une méthode est essentielle en matière de conception des systèmes et espaces de travail : la participation des acteurs. Pour ce projet nouveau, différentes étapes ont été organisées:
• Première étape : avant même l’arrivée des télétravailleurs, une simulation sur une maquette a été faite avec les agents de l’accueil dont le travail sera modifié par la configuration : nouveaux usagers, nouvelles activités (réservation, sécurisation des connexions…), etc. Une simulation de leur activité d’accueil a donc permis de repérer des questions d’implantation et de flux, mais aussi d’organisation (charge et temps de travail, particulièrement).
• La deuxième étape de simulation mobilisera les télétravailleurs ; elle visera à analyser avec eux les conditions du travail actuelles et les usages, afin de contribuer à l’élaboration du cahier des charges du Centre de télétravail qui verra le jour en 2015.
Les questions sensibles pour ces équipements portent principalement sur:
- le lien entre l’activité et l’espace : bureaux fermés ou ouverts, cohabitation avec d’autres activités, par exemple « services de maintien à domicile pour les personnes à mobilité réduite » dans ce projet, articulation avec un accueil et ses composantes, etc.;
- le lien entre le télétravail et la technologie : les connexions et leur sécurisation (travail sur un serveur à distance, sur un poste et par envoi des documents, typologie des documents…), etc.
La méthodologie proposée par l’Aract dans la conduite de ce projet a mis un accent particulier sur la participation des salariés à la conception de leur futur environnement de travail et à l’organisation de l’activité. L’apport de leur expérience à la configuration des situations futures probables a permis non seulement un gain de temps mais aussi un meilleur dosage des ingrédients d’une meilleure efficacité. De plus, les nombreux échanges organisés avec d’autres sites, en France et Belgique, ayant été confrontés aux mêmes problématiques, ont été bénéfiques pour la direction et les autres membres du groupe de pilotage au sens où ils été favorisé un élargissement de leur vision. En effet, le positionnement géographique de cette Communauté des communes devait absolument prendre en compte les divers échanges avec les communes belges frontalières.
