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Pour une conduite de projet complexe, engager les acteurs-clés dans un double portage administratif et politique
Publié le 03/11/2016
A propos
Publié le 03/11/2016
Créée en 1431, l’Université de Poitiers rassemble plus de 23 000 étudiants et emploie plus de 3 000 personnes : enseignants et enseignants chercheurs, bibliothécaires, ingénieurs, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé, attachés temporaires d’enseignement et de recherche, lecteurs, maîtres de langues, doctorants et vacataires.
Elle compte 7 unités de formation et de recherche, une école d’ingénieur, 6 instituts, 48 laboratoires de recherche.
Implantée sur Poitiers et le Futuroscope, elle rayonne dans toute la région Poitou-Charentes avec des localisations : dans la Vienne avec l’IUT à Châtellerault, dans les Deux-Sèvres avec un Pôle Universitaire de Niort, en Charente avec le Centre Universitaire de la Charente et l’IUT d’Angoulême, en Charente-Maritime avec le Centre audiovisuel de Royan.
En avril 2014, la MGEN a contacté l’Aract Poitou-Charentes par rapport à l’obligation de mettre en place un plan de prévention des risques psychosociaux (RPS) à la suite du protocole d’accord sur la prévention des (RPS) dans la Fonction publique.
Deux rencontres, en juin-juillet 2014, ont permis de mieux qualifier la demande de l’Université et les modalités du partenariat (avec la référente nationale et le responsable régional MGEN, la directrice RH et le responsable santé-sécurité de l’Université).
La MGEN-Université souhaite un appui à la mise en place d’une démarche globale de prévention des RPS aussi bien sur l’identification et la prise en charge des situations de souffrance avérée que sur l’analyse des facteurs de RPS et l’outillage de l’ensemble des acteurs des services RH et prévention ainsi que les encadrants.
Après de multiples rencontres une convention-cadre entre l’Aract Poitou-Charentes, l’Université et la MGEN a été établie en juin 2015. Celle-ci rentre dans le cadre et les objets de la convention nationale de partenariat MGEN/Réseau Anact-Aract sur l’amélioration des conditions de travail et la promotion de la qualité de vie au travail, et la convention régionale entre la MGEN et l’Université sur le réseau PAS.
L’Aract Poitou-Charentes a pour mission d’appuyer l’Université à élaborer et déployer une stratégie d’action sur les risques psychosociaux (RPS) et la qualité de vie au travail (QVT). Ce partenariat, construit sur la période 2015-2018, porte sur 3 axes.
• Le premier axe est l’outillage des acteurs de l’Université sur le champ des RPS et de la QVT afin de rendre les acteurs opérationnels via le partage de repères communs et un meilleur positionnement de chacun. Cet axe a été illustré par la mise en place d’une formation-action en matière de prévention des RPS qui consiste en :
- 2 jours de formation des acteurs des services RH et prévention (sept. 2015), puis 2 jours pour les membres de CHSCT (déc. 2015 et janv. 2016) : comprendre les RPS et les différents modes d’actions, réfléchir à son positionnement et ses rôles sur cette question ;
- 1,5 jours d’appui auprès des acteurs formés pour construire des modalités d’actions sur RPS, et de validation de la stratégie avec les instances décisionnaires.
Cet axe pourra faire l’objet d’autres actions de formation-action, d’information et de sensibilisation et d’appui à l’élaboration de supports d’information et de sensibilisation.
• Le deuxième axe est l’appui à la co-construction et au déploiement de stratégies d’action sur les RPS et la QVT qui facilitent l’articulation des acteurs et une prise en charge globale des problématiques. Cet axe consiste actuellement à l’appui à un groupe de progrès au sein de l’école doctoral de l’Université. L’objectif est de travailler et d’expérimenter avec les encadrants et les doctorants, une démarche d’identification des facteurs de RPS et de promotion de leur QVT, dans une optique d’agir sur les facteurs générateurs d’abandon des doctorants en cours de thèse. L’action porte sur un :
- appui technique au groupe de travail afin d’aider à déterminer et enrichir les axes de progrès ;
- appui méthodologique pour la définition et mise en œuvre d’une méthodologie d’investigation ; dans un double objectif de mise en visibilité des attentes de chaque partie (de l’Université vis-à-vis des encadrants de thèse, de l'encadrant vis-à-vis du doctorant et réciproquement) et d’identification des points de convergence afin de construire les points de repères structurants d’une politique d’encadrement des doctorants.
Cet axe regroupe des appuis à la maîtrise d’œuvre pour :
- des démarches de prévention des RPS et de protocole de prise en charge de situations avérées, en lien avec l’action de formation-action déjà engagée ;
- des démarches d’intégration des RPS dans les modalités de management (cf. appui à l’école doctorale) ;
- toutes actions promotion de la QVT.
Le troisième axe est l’accompagnement dans la mise en œuvre d’actions d’évaluation et de prévention des RPS et de QVT. Cet axe pourra faire l’objet d’appuis pour :
- la mise en place et le suivi des indicateurs RPS ou de QVT, en lien avec l’action de formation-action déjà engagée ;
- l’élaboration de cahiers des charges pour des prestations externes sur le champ des RPS et de la QVT.
À ce jour, il est difficile de faire un bilan sur les résultats de la démarche. Pour autant, nous pouvons faire un premier bilan en matière de conduite de projet.
La complexité de l’organisation d’une université conduit à des temporalités de conduites de projet nettement plus longues qu’à l’accoutumée. La demande étant plurielle, elle nécessite d’articuler les enjeux tant de la filière administrative que politique. Le temps de clarification de la demande et des besoins s’avère donc plus chronophage que dans le secteur privé.
Le projet est aussi soumis à des aléas de calendrier (périodes où le projet ne peut pas avancer faute d’acteurs disponibles lors des vacances scolaires, sur les mois d’examens et de rentrée…).
De plus, l’Université est une organisation qui favorise des logiques d’acteurs insécurisantes qui contribuent à freiner l’adhésion à un projet de prise en compte des RPS, avec des craintes exprimées « d’ouvrir une boite de Pandore ».
Ces difficultés sont renforcées par les mobilités, propres à la fonction publique. Cela nécessite d’assurer a minima un double portage du projet dès sa phase d’ingénierie : politique et administratif. Il est difficile de pérenniser un projet lorsque les acteurs-clés avec lesquels le projet se construit (directeur général des services, fonction RH, Responsable du Service Prévention, assistante sociale du personnel, médecin de prévention…) ne sont pas certains d’être présents dans les mois à venir.
