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Mesurer et suivre l'absentéisme

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Recueillir les données

C’est une étape dont on ne doit pas sous-estimer l’importance. En général, les données sur le personnel sont centralisées dans les logiciels de gestion du personnel, articulés sur le système de paie.

L’accès à ces données par l’encadrement de proximité n’est pas toujours évident. En l’absence d’outils informatiques d’extraction des données, il faudra le plus souvent, soit s’adresser au service Ressources humaines de l’entreprise, soit directement au service informatique. L’objectif est alors de rassembler le plus possible d’informations sous la forme d’une base de données manipulable avec un tableur ou un outil de gestion de fichiers, pour les traiter librement et opérer des croisements significatifs.

On pourra, par exemple, reprendre les données qui sont saisies pour la paie : nombre de jours d’absence, types d’absences, etc., puis tenter de les compléter par les données issues du fichier du personnel (rendu anonyme si nécessaire), comme l’âge, l’ancienneté, etc.

Mais attention ! Il faut tenir compte du processus de production des données : pourquoi et pour qui ont-elles été produites ? D’où sont-elles extraites ?

Les données doivent être vérifiées : il s’agit d’abord de valider les chiffres. Et ne pas oublier que les données tirées de sources diverses peuvent ne pas être cohérentes entre elles : périodes différentes, catégorisation des natures d’absences ne correspondant pas, etc.

Construire des indicateurs

Il convient ensuite de construire des indicateurs pertinents, adaptés à la situation locale. Pour ce faire, il faut tout d’abord pouvoir disposer du fi chier du personnel, car celui-ci contient toutes les informations de base qui serviront à différents types de croisements. Mais le plus souvent, le fichier du personnel ne suffit pas car il ne contient pas toujours les données sur les absences et les accidents du travail. En effet, l’analyse de l’absentéisme à partir de données statistiques impose d’avoir dans une même base de données : l’âge (ou la date de naissance), l’ancienneté (ou la date d’entrée), la fonction ou le métier, le type d’absence, le nombre de jours d’absence, le nombre d’arrêts, la durée de chaque absence, etc. C’est la présence concomitante de toutes ces informations qui permet les croisements dont nous parlons ci-après.

De plus, l’ensemble de ces données doit être disponible sur la ou les période(s) précédentes pour pouvoir en tirer des indications sur leur évolution (l’analyse des tendances est très importante).

Pour être plus précis et en mesure de poser un diagnostic, faire un suivi et préparer un plan d’action, il nous semble indispensable de pouvoir produire les indicateurs suivants :

  • taux d’absentéisme "net" ou dit "compressible" en fonction des critères retenus au numérateur
    Il s’agit ici de repérer l’absentéisme sur lequel on peut espérer pouvoir agir, c’est-à-dire sans inclure nécessairement les absences correspondant aux droits sociaux (maternité/ paternité, formation, activités syndicales, etc.)
  • distinction des taux calculés en fonction de la durée des absences (moins de 3 jours, entre 3 et 10 jours, plus de 10 jours, etc.)
    La durée et la fréquence des absences constituent des données indispensables pour une analyse plus poussée de l’absentéisme dans l’entreprise
  • taux d’absentéisme avec et sans les longues maladies
    Isoler les longues maladies permet de distinguer l’absentéisme lié notamment au vieillissement, de l’absentéisme pour d’autres raisons : l’analyse montre que la durée des absences est souvent corrélée avec l’âge.
  • Taux d’absentéisme pour maladie "ordinaire" et pour les AT
    Distinguer les absences pour accident du travail permet de mettre en évidence les facteurs d’hygiène et de sécurité dans l’analyse de l’absentéisme.
  • Distinction des taux par genre
    Disposer des taux pour les hommes et pour les femmes permet de mettre en évidence certaines causes spécificiques à la répartition par genre de la population professionnelle et d’en déduire des politiques correctrices appropriées.
  • Fréquence ou taux de récurrence des absences, si possible ventilés par service ou par fonction Le nombre des absences, indépendamment de leur durée, est une donnée essentielle pour caractériser certains types d’absentéismes. Pour une même durée d’absence, l’existence d’un fractionnement en plusieurs petites absences ou au contraire la constatation d’une seule absence de longue durée peut donner lieu à des interprétations différentes.
  • nombre de salariés absents simultanément (en ratio)
    Cette donnée renseigne sur l’aspect collectif de certaines absences. Localisées dans un secteur donné de l’organisation, un grand nombre d’absences simultanées peut être un signe de mauvaises conditions de travail, ou de désengagement du travail.

Cette liste d’indicateurs n’est pas exhaustive et pourra être complétée en fonction des réalités locales. Il est essentiel de disposer de ces données pour comprendre les causes de l’absentéisme. De plus, si on dispose des données historiques, il est possible de développer un bon outil pour apprécier les tendances. Mais, pour précieux et indispensables qu’ils soient, ces indicateurs ne constituent que le socle de l’analyse.

Ils produiront des enseignements riches et intéressants si l’on procède à des croisements pertinents : c’est l’un des objectifs de la construction de tableaux de bord de l’absentéisme.