Le dialogue social au cœur de la régulation de la charge de travail

Pour cela, la directrice de la structure fait appel à FACT. Dès ses premiers contacts avec l'Aract, elle insiste sur sa volonté de mettre en place une démarche participative et transparente avec l'ensemble du personnel. Les salariées sont donc consultées dès la phase d'analyse de la demande avant même la rédaction d'une proposition d'intervention. L'intérêt d'avoir une meilleure représentation de la répartition de l'activité est validé. Lors de cette première rencontre, le personnel attire notre attention sur la particularité de l'activité qui requiert des compétences techniques spécifiques. Il s'agit d'un élément à prendre en compte, d'une part, dans le cadre de l'intervention et, d'autre part, en cas d'augmentation du volume de dossiers à traiter : la maîtrise de l'ensemble des procédures et outils informatiques demande un temps important d'apprentissage de la part de chaque salariée pour être opérationnelle.



L'Aract déploie une démarche qui facilite la mise en place d'un suivi de l'activité en vue d'apprécier au mieux l'équilibre charge de travail et ressources à disposition notamment ressources humaines. Créé de manière participative, un outil devra permettre de rendre plus lisible la répartition de l'activité. Afin de s'assurer de son opérationnalité et de son utilisation, l'Aract s'attache à s'appuyer sur le travail quotidien de chacune des collaboratrices.



La première étape incontournable a été la description et la formalisation des différentes tâches réalisées. Au cours trois séances d'entretiens collectifs regroupant salariées et directrice sont répertoriées toutes les opérations nécessaires au traitement des différents types de dossiers : réception du courrier, enregistrement des décisions, déblocage des fonds, gestion des remboursements. Le temps passé à chacune des tâches a été estimé. Ces séances ont permis au personnel de partager une représentation commune sur leur travail et parfois même d'échanger sur leurs pratiques.



À travers l'exercice précédent, il s'agissait d'identifier les différentes composantes de l'activité pour retenir un découpage pertinent facilitant la saisie des temps de travail. En effet, ce découpage devait être suffisamment précis pour tenir compte des spécificités de l'activité et suffisamment souple pour faciliter une traçabilité quotidienne.



Un outil simple d'utilisation a ensuite été créé. Il permet de suivre l'activité quotidienne distinguant les temps opérationnels directement liés au traitement de dossiers, les temps administratifs, les temps de pilotage.... Testé lors d'un cycle de trois mois, cet outil est ajusté collectivement. Il facilite donc d'une part, le suivi individuel et d'autre part, le suivi collectif et global de l'activité.



Cette première expérimentation avait déjà permis d'accorder l'estimation des salariées quant aux différents temps qu'elles allouaient à chaque tâche.