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Document unique : un véritable outil de gestion

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Cas entreprise Mecabourg

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324
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Région
Une dizaine de très petites entreprises souhaitent une aide pour rédiger leur document unique. La démarche engagée par ce Système productif local permet des échanges qui dépassent le seul sujet de la sécurité, et montre aux dirigeants comment le document unique peut devenir un outil de gestion.

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Qui ? 

Ce Système productif local (SPL) est une structure qui vise à générer une dynamique économique au profit de l'emploi, en soutenant les projets de création, de reprise ou de développement d'entreprises de la région. Concrètement, partenaires publics et privés mettent leur expérience et leur savoir-faire au service des créateurs, repreneurs ou entreprises existantes.

Quel était le problème à régler ?  

Une dizaine de Très petites entreprises (TPE) – déjà existantes ou en cours de création – souhaitent être aidées dans leur démarche d’évaluation des risques, notamment pour rédiger le document unique. Au-delà, il s'agit d'intégrer la prévention des risques dans la stratégie des entreprises.

Qu’ont-ils fait ?  

Aider les entreprises à identifier et à évaluer les risques pour les transcrire dans un document unique. Intégrer la prévention des risques dans le développement économique et social de ces TPE (en termes de marchés, d’embauche de salariés…) en utilisant divers indicateurs (accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, développement du chiffre d’affaires, du nombre de salariés, du nombre d’heures de formation…). Mieux identifier les ressources externes pouvant les aider. Développer un partenariat institutionnel et maintenir la dynamique de ce groupe d’entreprises comme lieu de ressources mutuelles.

Voilà les cinq objectifs que les partenaires se fixent au début de la démarche, sachant que l'accompagnement doit durer trois ans.

Première étape : il s'agit de découvrir une à une chaque société, pour notamment appréhender les caractéristiques de l’activité, les projets du dirigeant, les objectifs qu’il cherche à atteindre au travers de la rédaction du document unique, et sa représentation des risques. Cette première étape permet notamment d’identifier les unités de travail. Pour certaines entreprises, l’activité est déjà en cours pour d’autres, elle est encore à l’état de projet. Dans certaines, les salariés sont déjà en place ou viennent d’être embauchés, dans d'autres leur arrivée est envisagée.

La rédaction du document unique oblige le dirigeant à se projeter dans un avenir plus ou moins proche et prévisible : il doit expliquer les évolutions et/ou les changements de son entreprise, pour mieux anticiper les futures conditions de réalisation du travail, et par là même identifier les risques potentiels pour les salariés et pour l’entreprise. Ce travail est donc salutaire pour la prévention des risques, mais également pour réfléchir au devenir de l'entreprise et à son développement économique.


Deuxième étape, le SPL réunit les entreprises. Chacune d'entre elle présente sa démarche, les difficultés rencontrées, les atouts, et ses besoins en matière de conseil. Le SPL organise alors des réunions d’information ad hoc sur des thèmes divers, par exemple la création d’un livret d’accueil pour les nouveaux embauchés. Ces rencontres permettent aux dirigeants de se nourrir des expériences des autres, et ce, au-delà de l’évaluation des risques. On s’échange le nom d'un fournisseur, d'un comptable…

Un an après, nouveau tour des entreprises : six sur neuf poursuivent leur activité. Parmi les six, cinq ont rédigé un document unique, dont une a sous-traité cet exercice à un cabinet.

Avec quels effets ?  

Le document unique aide à structurer l'activité, à mieux anticiper ses évolutions. Il s'apparente donc à un outil de gestion de l'entreprise.

Les entreprises du secteur du bâtiment y sont plus sensibles du fait des réglementations en vigueur qui les poussent, par exemple, à élaborer des Plans de prévention et de sécurité (PPS).

Un événement comme un incendie peut motiver, même s’il n’y a pas de victime. La mise en danger de l’entreprise fait prendre conscience de l’intérêt à agir en matière de prévention des risques professionnels.

Sans ressource interne dédiée à la rédaction du document unique, les entreprises s’essoufflent voire abandonnent. Elles ont alors recours à un cabinet externe. Cet écueil peut être évité lorsqu’elles y trouvent un intérêt économique. Les réunions régulières permettent un soutien mutuel en ce sens. Enfin, les entreprises ont appris à mobiliser les ressources externes (médecin du travail, Cram, comptable…).

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