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Coronavirus et télétravail : 5 dimensions pour mieux s’organiser collectivement

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Que vous deviez mettre en place pour la première fois cette modalité pour vos collaborateurs, ou procéder à des améliorations après un premier déploiement en urgence, retrouvez 5 dimensions à prendre en compte pour combiner poursuite de l’activité à distance et santé au travail.

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Les 5 dimensions ci-dessous peuvent être passées en revue par les manageurs et la direction ainsi que dans le cadre du CSE pour définir les modalités d’organisation du télétravail lors de sa mise en place, ou proposer des ajustements par la suite. Elles pourront également être utiles, après la phase de crise sanitaire, afin de définir les grandes lignes d’une politique de télétravail en tirant les enseignements de la situation actuelle.

>> Comment repérer les activités qui se prêtent au télétravail ?

1. Les lieux de travail

Idéalement, le télétravail se fait au domicile du salarié, dans une pièce isolée phoniquement et visuellement. Mais tous les salariés ne sont pas égaux sur le plan de l’aménagement de leur lieu de vie en lieu de travail (surface en m2, nombre de personnes présentes au foyer, accès à la fibre…). Que peut faire l’entreprise pour faciliter cette modalité pour le plus grand nombre ?

Pistes d’action :

  1. Rappeler par mail les conditions « idéales » facilitant l'activité de travail à domicile et les aménagements utiles (chaque fois que possible, une pièce dédiée suffisamment éclairée, des équipements adaptés : un bureau, une chaise à la bonne hauteur, etc.).
  2. Instaurer une flexibilité des horaires de travail pour les salariés devant partager leur espace de travail et leurs équipements avec d’autres personnes du foyer.
  3. Dans le cas d’une impossibilité de travailler à domicile, identifier un espace aménagé au sein de l’entreprise permettant de répondre aux recommandations sanitaires.

>> Ce qu'il faut savoir sur l’adaptation du poste de travail (INRS)

2. L'articulation des temps de vie

La nécessité de faciliter davantage l’articulation des temps de vie privée et professionnelle des collaborateurs est pointée comme une marge d’amélioration dans nombre d’entreprises. Cette dimension nécessite de questionner la façon dont l’activité et les temps de travail sont définis : existe-t-il des marges de manoeuvre pour aménager les horaires de travail – et plus précisément les heures de contact avec les clients - pour tous les salariés en télétravail ou certains services ? Il s’agit dans le contexte actuel de proposer autant que possible des solutions adaptées aux problématiques personnelles de chacun des salariés.

Pistes d’action :

  1. Présenter de manière détaillée les dispositifs RH à mobiliser pour faciliter la conciliation des temps (congés enfants malades mobilisables par journée, demi-journée, arrêt maladie, temps partiel, chômage technique…), organiser un point régulier avec chaque salarié sur sa situation (celle-ci pouvant notamment évoluer en cas de maladie d’une personne au foyer).
  2. Promouvoir les solutions favorisant la conciliation des temps aussi bien auprès des salarié-e-s femmes que hommes dans un objectif d’égalité professionnelle.
  3. En intégrant les contraintes d’articulation des temps dues au confinement (activités de soutien aux enfants, pause-déjeuner allongée par le temps de préparation, soins aux personnes malades etc.), identifier les plages horaires de disponibilité de chacun pour répondre à la clientèle, être contacté, ainsi que des plages réservées au temps collectif (réunions d'équipe ou de projet).
  4. Deux semaines après la mise en place du confinement, organiser un premier bilan avec l’ensemble de la ligne managériale et les représentants du personnel du CSE.
  5. Rappeler l’importance pour chacun de se déconnecter au-delà des horaires de travail ainsi que les mesures de prévention du « présentéisme à distance ».
  6. Discuter au niveau de la direction avec les clients et les fournisseurs pour identifier des marges de manœuvre possibles dans la fixation horaires de travail.

3. L'usage des outils numériques

Si dans les entreprises qui pratiquent déjà le télétravail, les équipements nécessaires au travail à distance sont déjà accessibles, ce n’est pas toujours le cas pour les organisations qui ont déployé cette modalité en urgence. L’utilisation des moyens personnels - moyennant une prise en charge de l’entreprise – peut parfois être envisagée. Mais au-delà de l’équipement, la question des compétences doit être prise en compte : les salariés en télétravail maitrisent-ils tous les outils numériques nécessaires au télétravail ?

Pistes d’action :

  1. Proposer aux salariés des moyens pour jauger de la qualité de leur connexion (test de débit) et prendre en charge les abonnements et les connexions internet adaptées (Box, abonnements mobiles), par le service informatique.
  2. Mettre à disposition de tous des outils de visioconférence, de gestion de documents en ligne, d’accès aux applications maison/métiers à distance (VPN).
  3. Former à distance les salariés qui le souhaitent à ces différentes solutions ou mettre à disposition des tutoriels en ligne (vidéos ou mode d’emploi illustré).
  4. Rappeler les règles de sécurité informatique essentielles.
  5. Favoriser les coopérations entre les salariés sur ces dimensions (identification de binômes, temps dédié aux coopérations…).

4. Le management 

À condition qu’il dispose lui-même des moyens adaptés (temps, marges de manœuvre, charge de travail, soutien de la direction…), le manageur a un rôle clé à jouer pour conjuguer les nécessités de l’activité et les conditions de travail. Il s’agit pour lui de pouvoir réguler au fil de l’eau la charge de travail de chacun tout en étant vigilant aux risques liés à la configuration actuelle. Une dimension qui nécessite qu’il puisse réaliser un travail fin de suivi individuel et collectif.

Pistes d’action :

  1. Inciter les manageurs à organiser des réunions hebdomadaires avec leur équipe pour adapter les objectifs, prioriser les activités, clarifier "qui fait quoi"et identifier les moyens pour pouvoir bien travailler (informations, coordinations, coopérations, etc.).
  2. Inciter en complément les manageurs à organiser des points réguliers avec chacun de leurs collaborateurs sur leurs activités avec une vigilance particulière pour les nouveaux entrants, les apprentis, les personnes en difficulté.
  3. Sensibiliser les manageurs aux principes du management du travail à distance (prise en compte du travail réel des collaborateurs, aménagement régulier de la charge de travail, prévention du risque de sur-contrôle de l’activité, vigilance à la sur-sollicitation numérique ou à l’inverse à l’isolement et à la sous-charge de travail…).
  4. Proposer des temps d’échanges de pratiques en visioconférence entre manageurs.

>> Pour aller plus loin : comment manager à distance ?

5. Le collectif de travail

Les coopérations, le soutien entre salariés ou encore la fluidité des relations entre manageurs et équipes sont des leviers importants pour favoriser un travail de qualité et de bonnes conditions de travail. Mais comment animer ces collectifs à distance ?

Pistes d’action :

  1. Organiser des réunions courtes régulières en visioconférence pour faire le point sur l’activité en équipe et par projet.
  2. Soutenir les coopérations à distance : mise en place de pratiques de binômage ou de partage d’expérience à distance entre salariés.
  3. Inciter les salariés à mettre à jour quotidiennement leurs agendas partagés en indiquant les temps de travail et de garde d’enfants.
  4. Animer la communauté des salariés à distance : en proposant régulièrement des temps informels virtuels (pause-café en ligne), en favorisant l’utilisation d’outils de chat en ligne après en avoir partagé les règles.
  5. Au niveau du service RH et des IRP, contacter régulièrement les salariés notamment ceux qui risquent d’être en difficulté (personnes seules, salariés n’ayant aucune pratique de télétravail…) afin de favoriser les remontées d’information et les ajustements.

Et demain, le télétravail ?

Dans une situation complexe et spécifique à la pandémie du coronavirus,  de nombreux salariés expérimentent aujourd’hui le télétravail à 100% et au domicile. Les enseignements qui pourront en être tirés seront utiles si demain vous souhaitez améliorer les pratiques de télétravail dans l’entreprise. Le télétravail "classique" est généralement limité à un nombre de jours (maximum de 2 à 3 jours par semaine recommandés), et se déroule soit au domicile soit en espace de coworking. Il est utile dans cet objectif de documenter avec les salariés, le management et les IRP la situation actuelle au fur et à mesure de l'expérience de télétravail en confinement.

>> Coronavirus : Questions/réponses pour les entreprises et les salariés

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