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Construire ensemble un projet de télétravail : des enjeux stratégiques et organisationnels

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Expérimenter le télétravail

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Penser et mettre en œuvre un cadre collectif de télétravail est un projet dont les effets doivent être identifiés et anticipés avec une participation étroite des salariés. Car, au-delà des aspects purement techniques, il faut également prendre en compte les changements organisationnels induits et la politique de ressources humaines qu’une telle initiative impose. Au cœur du cas décrit ci-après : une démarche basée sur l’expérimentation depuis la conception des scénarios jusqu’à leur mise en perspective.

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Qui ? 

Cette association œuvre au développement de la bio-agriculture durable, rémunératrice et respectueuse de l’environnement. Elle est constituée d’un conseil d’administration composé de 11 représentants d’agriculteurs biologiques et d’une équipe salariée de 15 personnes. Elle rencontre de nombreux changements et évolutions, dont des évolutions réglementaires qui impactent l’activité. De plus, elle connaît un fort développement à la suite de la montée en charge des enjeux de développement durable, un projet de déménagement et un turn-over important.

Quel était le problème à régler ?  

L’association projette d’engager une démarche d’expérimentation du télétravail, d’autant plus que celui-ci était déjà mis en œuvre en interne, mais de façon informelle. Un avenant au contrat de travail est sur le point d’être signé individuellement avec chaque salarié pour cadrer l’aspect juridique de cette pratique. Mais la direction, en concertation avec la représentation du personnel souhaite construire un cadre collectif de télétravail, avec une véritable réflexion organisationnelle menée en lien avec l’évolution stratégique de l’association et les enjeux de qualité de vie au travail.

Qu’ont-ils fait ?  

Au vu des nombreux changements survenus et à venir pour l’association, la démarche proposée consiste à

• Anticiper, concevoir et expérimenter un mode de fonctionnement du télétravail en intégrant le déménagement futur et les enjeux de développement et de structuration de l’association.

• Expérimenter par la même occasion un management et un pilotage des activités à distance tout en veillant à la bonne cohésion et à un climat social apaisé au sein de la structure.

Méthodologiquement, la démarche d’expérimentation est menée en 5 étapes :

• Étape 1 : un recueil des points de vue sur le télétravail et une mise en perspective des différents enjeux du télétravail au sein de la structure.

• Étape 2 : une analyse du travail et des pratiques existantes de télétravail.

• Étape 3 : la conception de l’expérimentation.

• Étape 4 : le lancement, la mise en œuvre et le suivi de l’expérimentation – durée 6 mois renouvelables.

• Étape 5 : le bilan final et la suite de l’expérimentation.

Un comité de pilotage composé de deux administrateurs, de la direction, du chef de projet télétravail (la responsable administratif et financier) et de la représentante des salariés a eu pour mission de donner les orientations, de valider les propositions d’expérimentation et de suivre la démarche dans la durée. Un groupe de travail, représentatif des différents métiers et de l’encadrement au sein de la structure a élaboré les éléments d’analyse de l’existant et les propositions d’expérimentations, alimentant ainsi le comité de pilotage, instance décisionnaire.

Enfin, des entretiens individuels et collectifs ont été menés, ainsi qu’une enquête auprès de l’ensemble des salariés afin de nourrir la démarche participative et concertée.

Il est ressorti de l’analyse de l’existant que la pratique du télétravail relève autant de besoins liés à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle, que pour réduire les temps de déplacement et accroitre l’efficacité au travail. L’information et les règles de recours au télétravail ne semblent pas être suffisamment partagées et respectées. Un tiers des salariés indiquent ne pas disposer des outils suffisants pour télétravailler. De plus, le télétravail des uns impacte sur le travail des autres salariés non télétravailleurs (les fonctions supports notamment). Le télétravail impacterait également, pour la majorité des salariés, la qualité de service rendue par l’association.

Fort de ces constats, il a été proposé d’expérimenter les modalités suivantes de télétravail :

- renforcer l’organisation collective de travail via l’instauration d’une journée présentielle au bureau, le jeudi, durant laquelle il n’est pas possible de télétravailler sauf exception;

- un maximum de 2 jours de télétravail par semaine, dont une journée fractionnable en demi-journée;

- la formalisation des règles de sollicitation du télétravail (qui peut y avoir recours, processus de demande auprès du manager, délai de prévenance, etc.);

- optimiser l’usage des TIC : outil de collaboration à distance à expérimenter, utilisation de l’agenda électronique, évolution du serveur pour accès à distance, standard compatible avec du télétravail;

- formaliser les processus de travail avec le rôle de chacun dont de l’encadrant.

Avec quels effets ?  

Le démarrage de l’expérimentation a été décalé dans le temps afin de correspondre au déménagement — retardé — de l’association, qui passait de deux sites en région à un seul. Aussi, celle-ci n’est pas achevée et est encore en cours.
Néanmoins, les modalités d’évaluation, qui doivent permettre au comité de pilotage et aux administrateurs de l’association de prendre les décisions à l’issue de l’expérimentation ont été définies. Une durée de 6 mois d’expérimentation renouvelable a été déterminée, afin de tenir compte de la saisonnalité de l’activité.

Des indicateurs de performance et de qualité de vie au travail ont été définis et seront suivis durant l’ensemble de cette période : réduction des temps et coûts de déplacements professionnels, évolution du nombre de dossiers suivi, fidélisation des salariés, respect des jours collectifs présentiels, satisfaction des salariés, etc. La méthodologie de suivi comprend des éléments quantitatifs et qualitatifs (via un questionnaire à réaliser auprès des salariés).

Un journal de bord de l’expérimentation permet également de tracer tous les évènements survenus en lien avec le télétravail, tant pour les télétravailleurs, les non télétravailleurs que les managers.

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