Comment transmettre les savoir-faire à un nouvel arrivant

L’EHPAD est un mono-établissement d’accueil transitoire qui comprend 33 lits mais réalise 140 entrées en moyenne par an. 50 % des résidents souffrent de dépendance cognitive de type maladie d’Alzheimer. La nouvelle directrice depuis 2011 a souhaité passer d’un mode de management directif à un mode de management fondé sur la participation et la délégation. Le personnel présent depuis de longues années s’est adapté progressivement à ce changement culturel.

On ne constate pas de turn-over dans l’établissement qui doit néanmoins recruter régulièrement certains postes en "contrat aidé" car les budgets sont très restreints. En outre, l’établissement accueille des stagiaires aides-soignants en permanence.

L’établissement souhaite être accompagné dans cette démarche de repérage et de transmission des savoir-faire d'expérience pour les aides-soignants et agents polyvalents (H/F), et ce pour plusieurs raisons :

- cette démarche pourrait contribuer à la formalisation de l'intégration des stagiaires et des nouveaux arrivants;

- le personnel aide-soignant et les agents polyvalents (service de repas, entretien des locaux…) pourraient gagner en autonomie et en efficacité;

- travailler avec eux sur leurs compétences permettrait d’améliorer la cohésion d’équipe;

- enfin - et la directrice y tient particulièrement - cette démarche permettrait de valoriser les « passeurs de savoir » qui sont les plus anciens membres du personnel.

La démarche a été présentée à la direction et à la représentante du personnel.



L’établissement est de petite taille et souhaite conserver un caractère familial. Il héberge des personnes ayant dû quitter – le plus souvent contre leur gré et en urgence - leur domicile à la suite d'un problème de santé, un sinistre ou une aggravation de leur état de dépendance. L’organisation de l’établissement est conçue pour les sécuriser.



En ce qui concerne la démarche, il a été décidé une « immersion » de la personne chargée de l’accompagnement de l’établissement de façon à en perturber le moins possible le fonctionnement et les résidents (auxquels elle a été présentée comme stagiaire).

Elle a ensuite été formée comme l’est un stagiaire nouvel arrivant, avec l'aide des 4 tutrices expérimentées et en notant ses impressions tout au long de son immersion. Constitué des quatre tutrices, un groupe de travail a ensuite été mis en place, et c'est en son sein que la personne en charge de l'accompagnement a pu faire part de ses ressentis. Lesquels ont fait l’objet d’un retour à chaud et amené les tutrices à une prise de recul sur leurs pratiques.



Lors des réunions de ce groupe de travail, il est apparu une différence dans les pratiques des tutrices, chacune d'entre elles ayant ses spécificités, ses spécialités. Or, les quatre tutrices ne souhaitent pas homogénéiser les méthodes de transmission (qui reflètent leur personnalité), estimant qu’un certain nombre de fondamentaux (savoirs critiques de bonnes pratiques) doivent être transmis quelle que soit la tutrice. Ces fondamentaux se regroupent dans 3 thèmes principaux : le résident (son bien-être, sa sécurité, son hygiène…), la communication dans l’équipe, et enfin savoir se préserver.

En lien avec ces fondamentaux, nombreux sont les savoir-faire ‘‘logistiques, organisationnels’’ issus de l’expérience avec des impacts forts sur la réalisation du travail et sur sa qualité.



Il apparaît donc important que ces fondamentaux soient repérés, explicités et évalués en termes d'acquisition au bout d'un certain temps. De ce fait, la mise en place d'un outil support, véritable fil rouge pour le nouvel arrivant et pour les tutrices est élaboré. Certes, certains supports existaient déjà. Mais il s'agit ici de regrouper toutes les informations sur un même outil et surtout d'y intégrer des indications pratiques, des informations de type visuel (photographies…) et de véritables repérages.



Par ailleurs, la mise en place de cet outil fil rouge va permettre au nouvel arrivant (H/F) d’être véritablement acteur dans cette démarche d’acquisition des savoir-faire d’expérience tout en permettant un suivi des acquis par les tutrices.

Cette action a bien fonctionné car les conditions suivantes étaient réunies :

• La direction a mis en œuvre une organisation adaptée aux objectifs malgré le manque de moyens RH de l’établissement.
• Elle a suivi le processus sans s’impliquer directement pour ne pas influencer les personnes et les laisser actrices du changement.
• L’esprit de coopération est développé et entretenu dans l’établissement.
• La méthode choisie l’a été en fonction de la culture de l’établissement et de son organisation.
• Les quatre tutrices ont joué le jeu de l’immersion sans craindre d’être jugées sur leurs pratiques alors même qu’elles s’inquiétaient du regard d'autrui sur leurs pratiques.
• Elles ont pu prendre du recul sur leurs pratiques et s’efforcer de trouver de meilleurs modes opératoires, et elles se sont complétement investies dans la démarche.