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Centraliser l’information sans freiner la communication

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Cas entreprise Mecabourg

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Mettre les ordinateurs en réseau et les connecter à une base de données commune. La démarche semble évidente pour cette agence de communication de 12 salariés. Et si elle nuisait à la convivialité et à la créativité en sédentarisant les personnes ? Le projet, confirmé, s’enrichit de ce questionnement.

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Qui ? 

Cette agence de communication, créée il y a un peu moins de dix ans et située dans la région Centre, compte 16 salariés. Ses secteurs d’activité concernent le conseil en communication, la gestion de campagnes publicitaires, la conception de supports et les illustrations graphiques pour divers clients. Deux catégories de métiers sont représentées : des chargés d’études commerciales et des créatifs (concepteurs et infographistes).

Quel était le problème à régler ?  

Les métiers interagissent entre eux en utilisant l’informatique pour travailler sur des affaires commerciales et pour communiquer en interne/externe. L’entreprise souhaite installer une base de données interne, accessible depuis chaque poste de travail et qui recense les contacts (les clients..).

L’ARACT Centre propose d’intervenir pour comprendre comment la circulation d’information s’effectue dans un milieu à la fois fortement informatisé et structuré autour de relations professionnelles directes.

Qu’ont-ils fait ?  

La méthodologie employée a été celle du diagnostic court avec des observations de postes, des entretiens individuels et collectifs. L'ensemble du personnel est sollicité : direction, créatifs, commerciaux et graphistes, avec un accent plus important sur les créatifs (vu leur implication directe dans la création de documents).

Le travail de création (conception et mise en page de documents) s’effectuant en position assise devant l’ordinateur (en utilisant divers logiciels métiers) devrait stabiliser les salariés à leur poste de travail. Or, ils se déplacent très fréquemment dans tout l’espace offert par l’agence. Celle-ci est d’ailleurs organisée en «open-space» pour bien répondre à ce type de fonctionnement et pour faciliter la créativité et la communication (circulation informelle d’informations, séances de «brainstorming» ponctuelles et imprévues...). Ainsi, si les personnes sont seules devant leur écran d’ordinateur, elles ne sont en réalité jamais isolées et participent au collectif car l’environnement de travail est organisé par ce fait de façon conviviale. Cette circulation fréquente des salariés et donc des diverses informations, correspond d’ailleurs bien à l’identité de l’agence : réactive, souple et pluri-compétente.

De plus, si l’entreprise est structurellement organisée par métiers, la gestion opérationnelle des affaires implique une succession de compétences diverses (commerciaux, créateurs, infographistes et comptables).

Chaque salarié concerné par une étape du processus de l’affaire est en contact direct avec son client pour recueillir, valider, ajuster des informations et lui donner l’état d’avancement de son projet. De même, pour jouer la transparence et entretenir la confiance, les clients peuvent visiter l’agence pour voir leurs propres projets mais aussi les conditions de travail. Pour un client, il est important d’entretenir une relation de proximité et de constater un environnement de travail satisfaisant.



Plusieurs atouts de l’agence sont mis en lumière. D’abord les nombreux déplacements physiques ne sont pas néfastes à la concentration, mais permettent d’entretenir la nécessaire créativité, l’effervescence et la fraîcheur des diverses informations. Ensuite les affaires toujours différentes permettent de se renouveler et de s’enrichir sans cesse. Enfin, l’agence laisse une grande marge de liberté dans le travail, ce qui renforce la responsabilisation et la motivation de chacun.

De ce point de vue, si l’outil informatique actuel est compatible avec cette organisation souple et informelle, l’outil envisagé est susceptible de la perturber en sédentarisant les personnes à leur poste de travail. Dans un même temps, compte tenu de la masse d’information à gérer (textes, dessins, graphiques...), une base de données s’avère pourtant indispensable.

Avec quels effets ?  

Ce diagnostic a permis de mettre en évidence la nécessité d’acquérir une base de données permettant une gestion efficace de l’information archivée, sans perdre en souplesse et en efficacité en figeant l’organisation.

Ainsi, l’agence réfléchit au montage d’un projet autour de la gestion/maintenance de l’information en en confiant le management à une personne dédiée. L’agence s’orientant vers un recrutement externe, l’ARACT l’a mise en relation avec un prestataire pour bien définir son besoin et solliciter un appui financier à l’embauche.

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