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Une université forme son encadrement à la mise en place et l'animation d'espaces de discussion

Auvergne - Rhône-alpes

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La direction d'une université a sollicité l’Aract Auvergne-Rhône-Alpes pour former son encadrement à la mise en place et l'animation d'espaces de discussion sur le travail.

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Qui ? 

En 2019, la création d’un poste de chargé de QVT dans cette université affirme la volonté de l’établissement de s’engager dans une démarche QVT. Un copil, composé de représentants de l’équipe présidentielle, de l’administration et des organisations syndicales, se constitue et se réunit deux fois pour réaliser un état des lieux, définir les orientations stratégiques et valider un plan d’actions. En 2020, la crise sanitaire temporise la démarche. En 2021, l’arrivée d’une nouvelle DRH relance les travaux initiés, et pour structurer sa démarche QVT, l’établissement participe à une action collective organisée par l’Aract Auvergne-Rhône-Alpes en partenariat avec la MGEN et à laquelle sont associées deux autres universités.

Quel était le problème à régler ?  

Début 2020, la chargée de QVT, formée en 2018 par l’Anact à la mise en place et l'animation d'espace de discussion (EDD), est convaincue que ce dernier est un outil incontournable pour améliorer la QVT et qu’il doit passer par le management de proximité : « C’est un outil qui n’est pas simple à comprendre et qui ne fait pas forcément partie de la culture fonction publique ». C’est pourquoi elle souhaite un accompagnement sur ce sujet. Elle propose alors à la direction de mettre en place une formation aux EDD pour l’encadrement. La proposition a été validée, et c’est dans ce cadre que l’Aract est sollicitée pour organiser une action de formation aux EDD.

Qu’ont-ils fait ?  

Pour répondre à la demande de l’Université, et en mettant le contexte de côté malgré l’inconnu quant à la manière de reprendre l’activité, l’Aract propose une formation de 2,5 jours pour l’encadrement « De la mise en place à l’animation des EDD » qui vise à aider les participants à mieux comprendre les enjeux de la discussion sur le travail, découvrir les types d'EdD, reconnaître les EdD au sein des services de l’université, et donner des clés pour les animer. Souhaitant avancer progressivement, la direction décide de former des membres de l’encadrement sur 2 services volontaires, le service de la logistique (directeur et 4 chefs de pôle) et la DRH et ses 3 chefs de pôle, ainsi que la chargée de QVT, soit 10 personnes. En amont de la formation l’Aract a envoyé un questionnaire aux participants pour connaître leur niveau de connaissance sur le sujet et recueillir leurs attentes. Ce questionnaire a fait ressortir des attentes convergentes autour de l’animation des EdD, d’une culture commune sur le sujet et de l’articulation entre les EdD et la QVT, qui ont permis d’ajuster les contenus de la formation.

La formation s’est organisée autour de Comprendre, Agir et Animer les EDD :

Session 1 sur 1,5 jour :

  • Comprendre les EdD, pourquoi parler du travail ? Un EDD, c’est, ce n’est pas ? Les différents EdD dans une organisation.
  • Agir sur les EdD, EdD à créer, à améliorer pour Lyon 3 ? Préparer et analyser un EDD.
  • Animer un EdD, Rôle et postures de l’animateur (partie 1).

Session 2 sur 1 jour :

  • Animer un EdD, rôle et postures de l’animateur (partie 2) - Les outils d’animation d’un EDD Qui fait quoi dans un EDD ? L’animateur-manageur.
  • Agir sur les EDD, repérer les points d’alerte - Suivre les actions - Évaluer, ajuster un EDD.

L’Aract a constitué une boîte à outils-ressources pour les participants, des outils et des ressources proposés et présentés au fur et à mesure des séquences et tout au long de la formation.   

Des ajustements en amont : 

D’une part, il y avait besoin de faire du lien avec la démarche QVT engagée. Dans le cadre de l’action collective à laquelle l’université participe, l’établissement est représenté par un groupe pilote composé de la vice-présidente en charge des affaires sociales et de la QVT, du secrétaire du CHSCT et de la chargée de QVT. Afin de veiller à la cohérence et la bonne articulation entre la formation aux EdD et la mise en œuvre de la démarche QVT, l’Aract propose d’intégrer le groupe pilote, dont le rôle est notamment d’animer le comité QVT, dans la formation EdD.

D’autre part, la formation devait se tenir en février 2021 ; mais au regard du contexte sanitaire et du souhait de l’université de privilégier le présentiel, cette dernière a d’abord été reportée en mai pour finalement avoir lieu début juillet.

Des ajustements nombreux en cours de formation 

Sur les contenus/les messages 

- d’une part, Des apports théoriques allégés (typologie des EDD par ex)

Des modalités d’ingénierie (Agir) difficiles à envisager concrètement

Un processus de décision plusieurs fois discuté mais qui est resté difficile à appréhender (invariant qui semble incompatible avec l’organisation hiérarchique)

Sur les méthodes d’animation

Nécessité de revenir sur les règles (parler du Travail, pas de jugement)

Nécessité de faire tourner les rôles (notamment observateurs et animateur)

Besoin de davantage de temps pour analyser une situation de travail (jeux de rôles)

Sur la durée des séquences - Comprendre - Agir - Animer

La séquence « Animer » (tenue du cadre, expression du groupe, écoute-reformulation) a pris le pas sur la préparation et l’ingénierie d’un EDD

Les questions autour du processus de décision (perception des possibilités de décision, inconfort des managers à ne pas décider seul et à ne pas forcément avoir la « bonne réponse » tout de suite (droit à l’erreur, droit à l’ajustement), ont freiné l’apprentissage de l’ingénierie (co-construire et ajuster un EDD)

L’étape « Déployer, suivre et évaluer un EDD » n’a pas pu être approfondie.

Pour quels effets ?  

Une évaluation à chaud et un temps d’échange avec la DRH et le groupe pilote QVT font ressortir que la position de manageur est à interroger en amont, en lien avec l’animation potentielle d'EDD sur le travail. En effet un bon tiers des participants n’étaient finalement pas dans un management d’équipes, ce qui questionne la possibilité d’expérimenter par la suite.

De plus lorsqu’une démarche QVT est engagée par ailleurs, cette formation doit être inscrite dans un plan d’action et permettre l’expérimentation inter-sessions, ce qui n’a pu se faire. Pour certains managers, l'EDD, tel que défini (cadre, travail, décision/proposition), pose question : le cadre paraît « trop normé », et le principe de décision semble peu réaliste eu égard à la hiérarchisation de l’université... et en même temps les difficultés à formuler des situations de travail terrain, à faire bouger, même ponctuellement, les espaces existants (ex, réunion de service) amènent l’Aract à relativiser les difficultés perçues sur le cadre, que par ailleurs les participants semblent avoir l’habitude de poser. La notion d’expérimentation n’est pas habituelle dans l’établissement. le « droit à l’erreur » et donc à « l’ajustement » est difficile à appréhender. Par conséquent le fait qu’un EDD puisse être co-construit et co-ajusté notamment en termes de règles de fonctionnement, reste difficile à appréhender. La position d’animateur neutre et bienveillant fait sortir le manageur de sa zone de confort et est perçue comme un risque d’être mis en situation indélicate et de ne pas contrôler les propositions, décisions.

En même temps les mises en situations ont suggéré la création d’une nouvelle fiche-ressource « Foire aux bonnes idées » pour introduire un EDD (Présentations croisées, Chanson du jour, Météo du jour), et puis dans le cadre de la démarche QVT, cette formation aura permis aux groupe pilotes d’expérimenter puisqu’ils animent aujourd’hui des ateliers participatifs construits comme des EdD pour faire contribuer l’ensemble des personnels à la réalisation de l’inventaire QVT de l’établissement.

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