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Une démarche participative pour réussir une mutation organisationnelle
Publié le 15/06/2018
A propos
Publié le 15/06/2018
L’EHPAD M. fait l’objet d’une reconstruction et d’un transfert d’activités. Les équipes devront s’adapter à la fois à des locaux différents, et à une évolution de l’organisation du travail et des pratiques professionnelles. En outre, avec le nouvel espace, le nombre de résidents augmente et la nature de leur dépendance évolue. Dans ce contexte de mutation, les acteurs de la structure s’interrogent sur l’impact des dysfonctionnements existants et non résolus, ainsi que sur l’organisation future du travail.
Afin de garantir une cohésion sociale, favoriser le maintien de la qualité du travail et tendre vers une performance globale, direction et représentants du personnel s’accordent pour conduire ce changement de façon concertée. Ainsi, au regard des enjeux, l’intervention de l’Aract a pour objectif de co-construire « l’activité future » avec l’ensemble du personnel.
Pour appréhender au mieux l’ampleur de cette mutation organisationnelle, une analyse des enjeux stratégiques en termes de Coût, Qualité, Délais, Innovation et Aspects sociaux est réalisée. Cette étape, préalable à l’accompagnement, est faite avec les acteurs de l‘entreprise, d’abord la direction et l’encadrement, puis les instances représentatives du personnel (IRP). La convergence des enjeux respectifs, révélée lors de la mise en commun, a permis aux acteurs d’établir un premier socle de confiance.
Pour mener à bien la mutation à venir, la directrice a souhaité que l’ensemble des membres du COPIL participe aux travaux à chacune des étapes. Ainsi, le COPIL est devenu, selon les phases, une « instance technique », prenant le format de COPIL élargi, avec l’intégration d’autres personnels, en fonction des besoins, des étapes et des thématiques abordées.
Pour le diagnostic, l’Aract a d’abord analysé les situations de travail et de l’activité, avec observations et entretiens sur le terrain dans chaque unité – Hébergement, Buanderie, Animation, Technique, Transport, Documentation, Administration. Les travaux de cette première étape ont été restitués en COPIL.
Ce premier niveau d’analyse a été complété par un travail d’identification de situations de travail spécifiques, réalisé par le personnel. Cela a permis d’identifier, collectivement (au sein du COPIL), les situations d’activités caractéristiques (SAC) que l’on retrouvera dans le futur.
Les aller-retour entre les travaux en sous-groupe et le COPIL ont permis à chaque groupe d’acteurs de se faire sa propre représentation et d’affirmer sa réflexion, mais également d’accepter et d’intégrer les points de vue et réalités de chacun, afin de se projeter collectivement dans le futur.
La mise en débat des résultats des analyses constitue une étape essentielle de la démarche qui est une construction sociale, une « construction de l’avenir ». En effet, elle peut conduire, dans un premier temps, à des représentations partielles ou inexactes des situations de travail vécues.
Ainsi, il s’avère nécessaire, tout au long de la démarche, de faire attention à prendre soin d’écouter chaque point de vue et de l’intégrer dans les réflexions, pour que le résultat des travaux soit le reflet des réalités de travail de chacun.
Le travail collectif a ainsi conduit à définir des objectifs de progrès (d’abord par catégorie d’acteurs, puis mis en commun), et de déterminer les sujets importants à traiter ainsi que des critères de conception pour l’organisation future.
Des restitutions partielles des résultats et de l’avancée de travaux à l’attention de l’ensemble du personnel ont permis de rassurer ceux qui ne participaient pas aux travaux. Ils ont ainsi pu réagir au fur et à mesure et proposer des réajustements.
Actuellement, les travaux en groupe de travail se poursuivent par l’élaboration de scénarios organisationnels par unité. La simulation de ces scénarios se fait à l’aide de logigramme (ordonnancement des activités pour l’ensemble des équipes des soignants et, sur format papier : éléments découpés pouvant être déplacés fur et à mesure des réflexions et de la simulation). Cela a permis de valider ou d’invalider les choix faits, de les faire évoluer, de les affiner et de les stabiliser.
Ce travail d’élaboration de scénarios et de simulation s’est terminé dans l’unité hébergement (unité identifiée prioritaire), et se poursuivra dans les autres unités.
