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Un appui méthodologique pour mener une transformation organisationnelle

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Hauts-de-France

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Cette association d’aide à domicile en territoire rural projette de redéfinir son organisation sectorielle. Les conséquences sur la taille et la composition des équipes sont à craindre tout autant que les effets sur la qualité du service rendu aux bénéficiaires. Sous l’impulsion de la direction, tous les acteurs se font accompagner par l’Aract Hauts-de-France sur les plans de la méthodologie, des conditions de mise en œuvre des solutions co-construites et de leur évaluation.

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Qui ? 

L’association intervient dans le secteur de l’aide à domicile en territoire rural. Avec l’arrivée d’une nouvelle direction, dans un contexte de difficultés économiques marquées et d’épuisement des salariés, l’association a élaboré un projet de changement organisationnel. Il s’agissait de redéfinir de nouveaux secteurs géographiques d’intervention à domicile, plus restreints, permettant la constitution d’équipes d’intervenantes, le développement de collectifs de travail, et de réduire ainsi les déplacements, les frais et la fatigue associés.

Quel était le problème à régler ?  

L’association a été accompagnée dans le cadre du Plan Régional de Santé au Travail, à la suite d’un appel à candidature pour participer à une action collective  sur le thème « Expérimenter la qualité de vie au travail à l’occasion d’un projet de transformation des conditions de travail ». Elle pouvait alors bénéficier d’un accompagnement de l’Aract. Il s’agissait de procéder à la mise en place de l’expérimentation du changement organisationnel et à son évaluation, avec les professionnels concernés en tenant compte des effets en termes de qualité de vie au travail, d’accompagnement, et des effets financiers.

Qu’ont-ils fait ?  

L’Aract a accompagné l’association en plus de la participation de la directrice, d’une responsable de secteur, d’une intervenante à domicile représentante du personnel aux temps collectifs regroupant l’ensemble des structures participants à ce projet. En effet, cinq journées de regroupement des structures participantes ont été organisées afin de transférer des éléments de connaissances sur la qualité de vie au travail, sur la concertation des projets de transformation, sur l’évaluation embarquée (c’est-à-dire une évaluation qui s’appuie sur les professionnels concernés et qui se fonde sur une phase d’expérimentation). Ces temps étaient également l’occasion d’échanges de pratiques à la fois sur les démarches et les « solutions » organisationnelles déployées par les diverses structures.   

Caractéristiques de la démarche au sein de la structure :

La première phase de l’accompagnement a consisté à mettre en place :

  • des pilotes du projet : direction, responsable de secteur, représentante du personnel ;
  • un comité de pilotage : direction, membres du conseil d’administration, membres de l’encadrement, représentants du personnel et intervenantes à domicile ;
  • un groupe de travail (encadrement et intervenantes à domicile) pour repérer, analyser les situations impactées par le projet de sectorisation (planification, dimension collective du travail et remplacements) et proposer des ajustements au projet initial.

Quatre temps d’échanges ont été organisés et co-animés par l’Aract et une responsable de secteur (en vue d’un transfert de compétences). Les intersessions entre les réunions du groupe de travail ont permis aux membres de celui-ci de mener une investigation sur les situations repérées comme particulièrement concernées par le changement organisationnel.

S’agissant d’une structure ayant peu l’habitude des démarches participatives et plus généralement peu d’occasions de proposer et d’animer des temps d’échanges avec les intervenantes à domicile, l’Aract a soumis (et adapté) une méthode de concertation fondée sur le travail, une aide à la préparation de l’instance de pilotage ainsi qu’une animation partagée des temps d’échange.  Aide d’autant plus importante que le contexte économique a amené la structure à mettre en place plus rapidement que prévu leur projet de nouvelles sectorisations.

Avec quels effets ?  

L’accompagnement a permis à la structure de s’approprier la démarche concernant l’animation des groupes de travail (compétences et cadre organisationnel), le travail d’équipe et la réciprocité dans les échanges (construire des compromis tenant compte des différents points de vue), et plus globalement pouvoir redéployer la méthode de l’évaluation embarquée des projets (évaluer les projets avec les professionnels concernés au regard de critères (QVT, qualité de l’accompagnement à domicile, économique).

L’accompagnement a aidé à la transformation organisationnelle de la structure : mise en place effective de petites équipes au sein de secteurs géographiques réduits, avec des temps d’échange organisés au sein de ces équipes pour permettre une construction plus collective des accompagnements à domicile, la réduction des frais kilométriques, des temps d’inter-vacation, une présence plus « qualitative » des responsables de secteurs auprès des équipes, notamment.

L’état des lieux des difficultés du secteur des services à la personne est à la fois connu et le plus souvent partagé. Toute la difficulté consiste à trouver de nouvelles marges de manœuvre : l’Aract Hauts-de-France a pu appuyer cette dynamique au sein de la structure, outiller le passage d’un projet de direction à un projet collectif. Si la structure n’est pas exempte de difficultés, il reste qu’un processus de construction collective des solutions a été expérimenté et pérennisé.

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