Système informatique : quand le « mieux » est l’ami du « bien »

Alors même que le système informatique semble globalement apporter satisfaction, les objectifs plus précis de la direction sont de : mieux utiliser l'outil informatique pour gagner du temps de traitement administratif; fiabiliser le basculement des informations d'un logiciel à l'autre ; pouvoir exploiter des données utiles pour la stratégie de l'entreprise (prévisionnel d’activité, informations commerciales).

En partant des principaux processus de travail et de traitement de l'information, la démarche consiste à repérer, avec les salariés, les modalités d’utilisation des applications. Les processus examinés sont par exemple la connaissance de l’activité prévisionnelle, la prospection et le suivi commercial, les indicateurs de gestion de l’activité, le recensement des compétences des salariés agricoles.

La démarche privilégie la prise en compte des situations réelles de travail : les salariés parlent de leur utilisation du système informatique (pourquoi faire, comment, avec quelle sécurisation, pour quel résultat…) en identifiant les éléments de leur travail qui ont changé depuis l'implantation des logiciels.

Les salariés repèrent en quoi le système informatique est efficace selon 3 critères.

Son utilité dans le travail quotidien : le logiciel permet-il d'atteindre les objectifs pour lequel il a été implanté ?…

Ses fonctionnalités et sa facilité d'usage : le logiciel est-il facile à apprendre et à utiliser (saisies, requêtes, interfaces graphiques…) ?

Son appropriation par les salariés : quelles sont leurs motivations pour utiliser le logiciel ? En quoi cela change-t-il les représentations qu'ils ont de leur métier et de leur fonction dans l’entreprise ?

Les échanges mettent en évidence les éléments de succès et d'efficacité du système informatique mais aussi ses limites et difficultés tant techniques (doubles saisies, sécurisation des données, requêtage…) qu'organisationnelles (rôle peu actif des animateurs commerciaux dans le système d’information).

Des pistes d'amélioration sont alors proposées par le groupe de travail. Elles touchent à :

• l’utilité de l’outil par rapport aux objectifs de l’entreprise, par exemple développement des possibilités de gestion des prospects
• ses fonctionnalités, par exemple transfert automatique des informations sur les candidats recrutés d'un applicatif à l'autre évitant ainsi les doubles saisies
• l’appropriation par les salariés de l’outil, par exemple délégation formelle donnée aux animateurs commerciaux pour la gestion des prospects dans le système d'information.

Ces pistes d'améliorations s'appuient pour partie sur des actions techniques sur le système informatique (rôle de l'intégrateur) mais aussi sur d'éventuelles actions de formation des salariés, ou encore sur des changements dans l'organisation du travail.