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Le soin infirmier prend la température de la télégestion

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EHPAD de Ker Joseph

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Ce Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) d’un EHPAD est un service social et médico-social public. Il met en place la télégestion. Pour en comprendre les enjeux en matière de conditions de travail, il lance une réflexion avec ses intervenantes sur l’évolution du travail à prévoir, en s’appuyant notamment sur la simulation d’une journée type suivie d’une évaluation du nouveau dispositif. Résultats nuancés mais des avancées notables, notamment pour l’infirmière coordinatrice.

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Description 

Le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) de l’EHPAD de Ker Joseph à Pipriac (35), est un service social et médico-social public qui assure aux personnes âgées de 60 ans et plus, malades ou dépendantes, des prestations de soins infirmiers, sur prescription médicale. 

En 2017, le SSIAD dispose de 52 places et accompagne 69 personnes sur l’année. L’établissement couvre 4 territoires, 13 communes et collabore avec différents Services d’Aide et d’Accompagnement à Domicile (SAAD). 14 salariées constituent l’effectif : 12 aides-soignantes (AS), 1 infirmière coordinatrice (IDEC) et 1 adjointe administrative partagée avec l’EHPAD. Cette équipe uniquement féminine représente 13,6 ETP. La majorité de ce personnel est titulaire de la fonction publique hospitalière et 3 salariées sont en CDI.

Ce personnel est âgé de 20 à 60 ans, avec une majorité entre 30 et 45 ans (8 salariées) et 3 personnes de plus de 50 ans. L’activité se déroule sur 7 jours, avec des tournées du matin, de l’après-midi et du soir du lundi au vendredi (7 tournées) et des tournées du matin et du soir le week-end (5 tournées). L’amplitude d’intervention s’étend de 7h45 à 19h30. Le bureau est ouvert de 9h à 17h. L’infirmière coordinatrice (IDEC) et les aides-soignantes de tournée du matin se réunissent tous les midis pour des transmissions ciblées et une fois par semaine a lieu la réunion hebdomadaire le mardi avec les AS en tournée du matin ce jour-là.

Demande 

Ce service, adhérent à l’UNA, est entièrement financé par l’Assurance Maladie, sous forme d’une dotation globale. En 2017, accompagnée par l’Aract Bretagne dans le cadre d’une action collective, la structure souhaite anticiper les effets de la mise en place de la télégestion et en comprendre les conditions de réussite, tout en favorisant une démarche dans laquelle les salariés trouvent leur place et sont impliqués. Objectif : s’assurer que le projet de télégestion est adapté.

Comme dans les autres structures accompagnées, il s’agit d’introduire une dimension humaine dans un projet qui paraît de prime abord essentiellement technique. Pas une mince affaire donc, d’autant que le nouveau dispositif de télégestion nécessite un appui technique externe. Pour le SSIAD, outre les gains de temps et avantages reconnus à ces nouvelles techniques, il s’agit aussi de se professionnaliser et d’être crédible et concurrentiel vis-à-vis du secteur privé, tout en sécurisant les transmissions d’informations sur les patients.

Démarche 

Première phase

Afin d’éviter de centrer le projet uniquement sur l’outil numérique, l’Aract Bretagne propose de formaliser les objectifs du projet de télégestion pour la structure. En complément, un travail de ciblage des dimensions du travail qui vont être transformées par la télégestion est réalisé. Par exemple : les conditions de l’entraide entre aides-soignantes pendant une tournée, ou encore la relation et l’échange d’informations avec les familles au domicile. Objectif : identifier les éléments à préserver dans le fonctionnement actuel et ceux qui pourraient être améliorés par le passage à la télégestion. Ce travail a permis à la direction du SSIAD d’ajuster le cahier des charges du projet et de finaliser le choix du prestataire de la solution de télégestion.

Deuxième phase : simuler le travail futur

Un groupe de travail se mobilise pour co-concevoir le fonctionnement de demain avec l’outil de télégestion, à partir de quelques situations prioritaires.

Par exemple, la régulation des absences d’aides-soignantes à la prise de poste le matin ou le déroulement d’une intervention « type », de l’entrée au domicile du patient à la sortie, en passant par la gestion des aléas pendant une tournée (demande d’aide d’une collègue, absence du patient, demandes d’actes non prévus dans le plan d’aide…). Exercice très concret qui permet ainsi d’imaginer et projeter l’activité à partir des contraintes et besoins existants, qu’ils soient liés à l’outil de gestion choisi, à l’organisation interne, aux moyens disponibles, à la réglementation, etc... Il s’agit de regarder l’activité de demain avec la télégestion de manière réaliste, et, sur la base d’une situation déjà vécue d’imaginer la « meilleure » façon de procéder, les ajustements techniques à prévoir, les moyens supplémentaires à envisager, les changements de pratiques et d’organisation à anticiper, etc.

L’exercice de simulation permet de prendre conscience que le projet d’intégration de la télegestion n’est pas seulement technique mais aussi humain et organisationnel.

Troisième et dernière phase : l’évaluation du déploiement de l’outil télégestion

Évaluation conduite avec la définition d’indicateurs à suivre dans les premiers moments d’expérimentation. Ici, il s’agit de la qualité de la prise en charge, de l’organisation collective, du bien-être et de la santé des salariés. Le suivi de ces indicateurs permet de mettre en adéquation objectifs à atteindre et moyens à mettre en place.

L’accompagnement de l’Aract Bretagne s’inscrit dans le cadre d’une action collective qui permet de mobiliser des ressources au niveau territorial et une assistance à maîtrise d’ouvrage qui rend possible la discussion avec le prestataire technique.

Elle repose sur la mobilisation de deux instances : le groupe projet, constitué d’acteurs de la direction et de représentants du personnel et des encadrants, ainsi qu’un groupe de travail, constitué de l’infirmière coordinatrice et d’aides-soignantes volontaires.

Concertation et participation sont les maîtres mots de cette action pour ne pas passer à côté des enjeux définis en amont. Cette méthode a été un levier puissant du pilotage de projet : « Ça a créé de la motivation chez les aides-soignantes et une envie d’avancer, d’aller plus loin dans le projet ». L’accompagnement a permis de prendre conscience de l’importance du pilotage d’un projet : « Maintenant je me dis qu’on va réfléchir avant, ça m’oblige à voir les choses autrement, à prendre du recul avant de faire changer les choses », « Ça donne envie d’aller plus dans la méthode projet, de prendre le temps de se poser, de prendre du recul ».

Kher Joseph

Bilan 

Gain de temps pour les aides-soignantes, facilité de suivi pour l’infirmière coordinatrice, meilleure circulation de l’information, prise en main facile de l’outil smartphone sont quelques uns des effets positifs ressentis. Mais, nuance, les problèmes techniques et les écarts entre les besoins en situation et le fonctionnement de l’applicatif sur smartphone sont nombreux dans les premiers mois de mise en place. L’infirmière coordinatrice a donc dû maintenir un certain temps les anciens outils utilisés (classeurs, tableau d’étiquettes au mur, agenda…) en doublon de l’outil de télégestion. Autre nuance : l’accompagnement du prestataire technique est jugé inadapté, trop léger et la formation dispensée trop théorique. Cela s’explique en partie par le manque de définition de ce qui était attendu du prestataire au démarrage du projet, le cahier des charges étant peu précis et peu explicite en la matière.

Enfin, du côté managérial, le projet génère une forte augmentation de la charge de travail de l’infirmière coordinatrice : informatisation des données, gestion de la relation directe avec le prestataire avant et pendant le déploiement, accompagnement de l’équipe sur l’évolution des pratiques. Les fonctions et missions de certains personnels administratifs, dont celles de l’infirmière coordinatrice, sont donc modifiées : rentrée des données, mise à jour, suivi d’activité et retour vers les partenaires / financeurs, coordination des plannings des salariées, gestion des dossiers des patients, organisation des tournées, etc… Le SSIAD créé un nouveau poste en soutien de l’infirmière coordinatrice en s’appuyant sur l’évolution professionnelle d’une aide-soignante. L’infirmière coordinatrice se sent moins isolée du terrain. Pour la structure, c’est une véritable réorganisation qui s’est mise en place, permettant une évolution professionnelle de toutes.

Témoignage

« Si l’outil numérique ne répond pas pour l’instant à toutes nos attentes initiales, la télégestion a transformé nos pratiques professionnelles, particulièrement dans la transmission des informations… Dans mon rôle d’infirmière coordinatrice, c’est un gain de temps dans la réception des informations et la possibilité d’y accéder pendant des réunions de coordination hors du bureau… Je garderai de cet accompagnement une méthodologie applicable à d’autres projets. »

Logos FSE

 

Mots clés 

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