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Cas entreprise Mecabourg

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132
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Code APE
Ce Centre de gestion comptable des exploitants agricole envisage un réaménagement de ses postes et espaces de travail pour créer des bureaux individuels et améliorer l’accueil des clients. En poussant sa réflexion jusqu’au bout, l’organisme décide finalement de vendre ses bureaux et de chercher des locaux conformes à ses souhaits.

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Description 

Créé par le syndicat professionnel des agriculteurs, ce Centre avait pour objectif initial de mettre des compétences en gestion comptable à disposition des exploitants agricoles l’a élargi à une offre de conseil depuis le passage des exploitations en entreprises agricoles.
L’association compte aujourd’hui 80 salariés (services administratifs, comptables, aide comptables, et conseillers), répartis entre son siège et une antenne.

Avec 16 personnes, l’antenne gère un portefeuille d’environ 400 clients. Ses bureaux sont situés au sein de la maison des agriculteurs qui regroupe trois autres organismes agricoles.

Demande 

Co-propriétaire et syndic de la maison des agriculteurs dont il occupe la quasi-totalité des bureaux, le Centre doit réfléchir à un nouveau système de chauffage de ce bâtiment ouvert il y a 20 ans. Il décide d’en profiter pour réaménager ses bureaux, remplacer les mobiliers et revoir les zones de rangement. Il souhaite intégrer la dimension de l’accueil des adhérents et réfléchir à l’occupation de l’espace la plus efficace au niveau individuel et collectif. Un diagnostic préalable est demandé pour identifier l'organisation actuelle du travail, repérer l’évolution des métiers et des missions et ses effets sur l'activité, proposer des scénarii d'organisation (coûts et opportunité) pour aider à la décision du futur aménagement et élaborer un cahier des charges.

Démarche 

Suite à l'analyse de la demande du responsable de l'antenne, et à la validation de sa proposition d'intervention écrite de Fact, un comité de pilotage a été constitué. Il s'est réuni en amont de l'intervention et à la restitution.



Pour le recueil d’information, des entretiens ont eu lieu avec l'ensemble du personnel, en petit groupe, par service. Les responsables de chaque service ont été vu pour définir avec chacun leurs directives et souhaits spécifiques par rapport à ce projet de réaménagement.

Le périmètre du diagnostic a été élargi à l‘ensemble du personnel occupant le bâtiment. En effet, si le Centre veut envisager un gain de place pour ses salariés, cela suppose que les autres missions (qui disposent de plus de bureaux pour un effectif moindre) revoient également l'occupation de l'espace.

Une des difficultés rencontrées, du coup, a été la faible communication interne sur le projet pour les services autres que le Centre. Ces services ont découvert la nature du projet avec l'intervenant en l'absence d’information émanant de leur responsable.

Le diagnostic a mis en lumière les effets des difficultés dues aux conditions de travail actuelles :

  • une régulation limitée ou impossible de la luminosité (cartons sur les vitres) par rapport au travail sur écran entraînant une fatigue oculaire importante,
  • un mobilier peu adapté et hétérogène ne permettant pas l'accueil convivial des clients,
  • la disposition de nombreux dossiers sur un même plan de travail (déplacement, rotation du dos, des cervicales de manière répétitive lors de la saisie des documents),
  • des salles multi-usages faute d'espace (une salle de restauration servant aussi de lieu de photocopie, de stockage, de travail avec les clients),
  • une zone d'archivage inadaptée au grenier dont l'accès est dangereux (échelle de meunier) donc peu utilisée engendrant un encombrement des bureaux et des couloirs,
  • un partage de bureaux ne permettant pas la confidentialité nécessaire lors des entretiens avec les clients.

La restitution de l'étude s'est effectuée d’abord auprès du responsable du Centre, puis lors d'une réunion du Syndic en présence des responsables des 4 structures, enfin auprès du comité de pilotage.

Elle a permis d’apporter une information collective aux salariés sur un projet de réaménagement assez flou pour la plupart, de définir un cadre au projet (services concernés par l'achat de mobilier, besoins spécifiques et collectifs, dysfonctionnements à régler prioritairement) et de présenter
les marges de manœuvre possibles pour permettre de solutionner la saturation de l'espace concernant le Centre (actuellement avec 20 salariés, le Centre occupe 12 des 16 bureaux de la maison des agriculteurs).

3 scénarii de réorganisation ont été proposé en fonction chacun d’un objectif prioritaire pour le Centre. Pour chacun, les modifications à réaliser, les avantages individuels et collectifs ont été pointés.

  • scenario 1 - consacrer un bureau pour l’accueil par étage.
  • scenario 2 - obtenir davantage de bureaux individuels pour permettre l’accueil des clients
  • scenario 3- conserver la logique équipe.
Bilan 

Le syndic et les propriétaires du bâtiment se sont appuyés sur les pistes d'actions du diagnostic pour prendre une décision quant au réaménagement du bâtiment. Leur choix a porté sur des travaux d'agrandissement et de nouvelle occupation de l'espace.

Ils ont fait appel à un architecte pour estimer le coût des réaménagements qui permettraient de satisfaire les priorités posées. Des devis ont également été réalisés pour le coût de l'installation d'un nouveau système de chauffage. Au regard de l'importance des travaux à réaliser et des coûts conséquents, ils ont fait estimer le prix du bâtiment s'ils le mettent en vente. Actuellement c'est cette dernière option qui a été retenue. Le projet d'amélioration des conditions de travail devrait donc donner lieu à un déménagement. Le nouveau bâtiment devra répondre aux exigences pointées dans le diagnostic.

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